یک KPI مؤثر باید این خصوصیات را داشته باشد:
• مشخص (Specific): دقیقاً نشان دهد که چه چیزی را می‌سنجید.
• قابل اندازه‌گیری (Measurable): عدد داشته باشد. «رشد برند» یک KPI نیست، اما «افزایش ۲۰ درصدی در نرخ جذب مشتری جدید» هست.
• دست‌یافتنی (Achievable): نه بیش از حد ساده، نه غیرممکن.
• مرتبط با هدف کلان (Relevant): نباید فقط آمار بدهد؛ باید به رشد کسب‌وکار کمک کند.
• دارای بازه زمانی (Time-bound): در بازه روزانه، هفتگی، ماهانه یا فصلی بررسی شود.